Das Interactive Voice Response-System (IVR), auf dem Ihre Belfabriek-Telefonnummer läuft, kann eine unbegrenzte Anzahl von Anrufern bewältigen. Das bedeutet, dass Sie mit der Belfabriek unendlich wachsen können.

Die Anzahl der Mitarbeiter, die Ihre Anrufe beantworten, ist natürlich endlich. Daher ist es ratsam, die Funktion Warteschlange zu aktivieren. Diese stellt Anrufer in der Reihenfolge ihres Eingangs in die Warteschleife und leitet sie weiter, sobald Mitarbeiter verfügbar sind.

Wenn Ihre Anrufer in der Warteschlange stehen, spielt diese Funktion beruhigende Musik ab, unterbrochen von der Nachricht, dass alle Mitarbeiter im Gespräch sind.

Wartezeit: maximal 2 Minuten

Um die Geduld der Anrufer nicht zu sehr auf die Probe zu stellen, haben wir die standardmäßige maximale Wartezeit auf 2 Minuten gesetzt. Die Erfahrung zeigt, dass eine längere Wartezeit die Stimmung der Anrufer (und damit Ihr Image) beeinträchtigt.

Sollte der Anrufer in dieser Zeit niemanden erreichen, wird die Verbindung getrennt. Da dies von den meisten Anrufern als unfreundlich empfunden wird, empfehlen wir, das Digitale Anrufbeantworter zu aktivieren.

Anstatt das Gespräch zu beenden, ohne zu wissen, wer angerufen hat, geben Sie den Anrufern die Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen; zum Beispiel mit ihrer Frage und ihrer Telefonnummer. Sie erhalten die Tonaufnahme an die E-Mail-Adresse Ihrer Wahl.

Diese Funktion aktivieren Sie über Ihr Online-Dashboard Mein Belfabriek oder mit unserer mobilen App.

Die Wartezeit verkürzen

Eine logische Möglichkeit, die Wartezeit zu verkürzen, ist die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter. Das muss nicht unbedingt vor Ort sein, denn auch externe Callcenter können einspringen. Mit der Überlauf-Funktion leiten Sie Anrufer aus der Warteschlange an eine externe Telefonnummer weiter.

Denken Sie daran, dass Sie in Mein Belfabriek umfassende Statistiken zu Ihrer Telefonnummer finden. So sehen Sie, welche Tage und Zeiten über einen längeren Zeitraum hinweg am geschäftigsten sind. Das hilft Ihnen bei der Planung Ihrer Tage und der Einteilung von (zusätzlichen) Mitarbeitern, sodass möglichst wenige Anrufer in der Warteschleife warten müssen.

Wichtige Funktionen

Warteschlange

Digitaler Anrufbeantworter

Statistiken

Überlauf

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